روزهای اولی که وارد فضای کاری جدی شده بودم، همیشه توجهم به مانیتور همکاران با سابقه‌ترم جلب می‌شد که پر از کارت‌های رنگارنگ بود. از شما چه پنهان آنقدر کنجکاو بودم از رمز و راز این کارت‌های رنگارنگ و اسامی که به عنوان “دورکار” از آن‌ها یاد می‌شد سر دربیاورم که حد نداشت. از آن روزها چند سالی می‌گذرد و حالا من هم صاحب چند تایی از آن کارت‌های رنگارنگ و البته مسئول مدیریت کردن دورکارهای منتوریکس هستم.
من نهال هستم از تیم منتوریکس و در این مطلب می‌خواهم به شما بگویم کار کردن با دورکارها چه ریزه‌کاری‌هایی دارد و چطور می‌توانید دورکارهای‌تان را به شکل موثری مدیریت کنید.
دورکاری چیست؟
اگرچه تا پیش از این دورکاری واژه‌ی چندان آشنایی به نظر نمی‌رسید، اما با تشریف فرمایی ویروس کرونا این مفهوم بیش از پیش در جهان به رسمیت شناخته شد.
مطابق با اطلاعات سایت Census آمریکا، تعداد کسانی که در سال 2019 در این کشور دورکاری می‌کردند، حدود 5.2% تخمین زده شده است. همین آمار در سال 2021 به 58% افزایش پیدا کرده. در ایران خودمان هم نمونه‌های مشابه زیادی از دورکاری به چشم می‌خورد که تا پیش از این هیچ جوره در باور کارفرمایان ایرانی نمی‌گنجید. جالب است بدانید بسیاری از شرکت‌های بزرگ دنیا از جمله فیسبوک، گوگل و توییتر حتی پا را فراتر نهاده و به فکر دورکاری تا ابد هستند!
دورکاری، ریموت، کار از خانه، کار در محیط دلخواه و… همگی به مفهومی مشابه اشاره می‌کنند که به نحوی ترجمه‌ی واژه‌های Telecommuting، remote working، telework و working from home هستند.
کرونا ثابت کرد می‌شود خیلی از کارها را با دورکاری سر و سامان داد و اساس تفکر حضور فیزیکی در شرکت نیازمند بازبینی‌هایی‌ست. از طرفی همیشه هم لازم نیست همه‌ی کارها را خودمان انجام بدهیم و می‌توان با برون سپاری بعضی کارها، سرعت عملکرد را افزایش داد. در ادامه به شما می‌گویم مزایای دورکاری چیست و سپس به سراغ ترفندهای مدیریت کردن آن‌ها خواهیم رفت.
با شرکت در دوره دیجیتال مارکتینگ منتوریکس برای ورود به بازار کار آماده شوید.
مزایای دورکاری چیست؟
اگرچه دورکاری، سختی‌های خودش را دارد، اما این شیوه‌ی کاری هم برای شخص دورکار پرفایده است و هم برای کارفرمایان. می‌پرسید چگونه؟ در ادامه به توضیح مهم‌ترین مزایای دورکاری پرداخته‌ام.
1. ساعت کار منعطف
پادشاه وقت خود باشید، البته اگر با شرکت‌های نتیجه‌گرا کار کنید یا این‌که ماهیت کارتان جوری نباشد که نیازمند پاسخگویی به مراجعان در ساعات اداری باشید. به جز این دو استثنا، شما می‌توانید مدیریت ساعات کارتان را در دست بگیرید و علاوه بر رسیدن به کارهای روزمره، کار خود را هم به نتیجه برسانید.
تجربه نوشت: البته عکس این مورد هم صادق است، یعنی وقتی حجم کارها آنقدر زیاد می‌شود که مرز میان کار و زندگی از بین می‌رود. بنابراین عملکرد صحیح در زمان دورکاری نیازمند آموزش و مهارت‌آموزی است.
2. استرس رفت‌وآمد کمتر
اگر ساکن شهرهای بزرگ باشید حتما با ترافیک صبح‌گاهی آشنا هستید. زمان زیادی از عمر ما در این ترافیک رفت‌وبرگشت به محل کار تلف می‌شود (البته اگر از در معرض آلودگی قرار گرفتن چشم‌پوشی کنیم). بنابراین دورکاری حداقل 2 ساعت وقت مفید را به ما باز می‌گرداند.
3. عدم وابستگی به مکان
دورکاری این امکان را برای هر دوطرف کارفرما و کارمند فراهم کرده تا بتوانند فراتر از مرزهای جغرافیایی با هم به توافق برسند. شما می‌توانید در خانه‌ی خود بنشینید اما برای کارفرمایی در شهر یا کشور دیگر کار کنید. امکانی که هرگز با روش‌های معمول کاری به دست نمی‌آید.
این ویژگی اگرچه کمی چالش برانگیز به نظر می‌رسد، اما امکان دسترسی به نیروی کار با صلاحیت فارغ از موقعیت مکانی را برای کارفرما فراهم می‌کند. از طرفی، افراد شاغل هم این امکان را دارند تا آرزوهای خود را بدون محدودیت مکانی در شرکت مورد علاقه‌شان در سراسر دنیا محقق کنند.
4. صرفه‌جویی در هزینه‌ها
دورکاری هم برای کارفرما نفع مالی دارد و هم کارمند. هزینه‌ی رفت‌وآمد، بنزین، نگه‌داری ماشین، پول پارکینگ، غذاها و میان وعده‌هایی که گاها از بیرون خریداری می‌شوند و… تنها بخشی از هزینه‌های کارمندانی هستند که با دورکاری پس‌انداز می‌شوند. از طرفی کارفرمایان هم هزینه‌های مختلفی برای فراهم آوردن شرایط کاری متحمل می‌شوند که با دورکاری در بخش زیادی از آن‌ها می‌توانند صرفه‌جویی کنند.
5. افزایش بهره‌وری و عملکرد
سر و صداهای محیطی، درد و دل‌های نابه‌هنگام همکاران، جلسات ناخواسته و… تنها بخشی از مزاحمت‌هایی هستند که یک فرد در محیط کاری با آن‌ها مواجه می‌شود. بسیاری از افرادی که در یک سال اخیر دورکاری را تجربه کردند، خبر از افزایش بهره‌وری و عملکرد خود داده‌اند. محیط کاری ساکت‌تر و کمتر شدن قطع شدن‌های ناگهانی کار از جمله عواملی‌ست که برای این افزایش بهره‌وری و عملکرد برشمرده‌اند.
خود من هم باور دارم که دورکاری (به شرط پخته بودن کارمند)، می‌تواند میزان بهره‌وری را افزایش دهد چرا که سهم بسیاری از عوامل مزاحم به حداقل می‌رسد.
اگرچه برای دورکاری می‌توان مزایای دیگری هم برشمرد، اما ادامه‌ی آن در این مَقال نَگُنجَد. در ادامه به سراغ ترفندهایی می‌روم که به شما کمک می‌کند تعامل بهتری با دورکارهای‌تان داشته باشید.
چطور دورکارها را مدیریت کنم؟
یکی، 2 تا، 10 تا، 15 تا و… چطور این همه را مدیریت کنم؟ اگر شما هم مسئول بخشی از سازمان‌تان باشید و مسئولیت هماهنگ کردن کارها بر عهده‌تان گذاشته شده باشد، حتما می‌فهمید صحبت از این تعداد دورکار یعنی چه!
این‌که بدانیم به چه کسی و در چه زمانی تسک بدهیم، حواسمان به ددلاین‌ها باشد، حواسمان به نزدیک شدن ددلاین و فالوآپ کارها باشد و در نهایت حواسمان به پرداختی و کارهای مالی هم باشد، کار آسانی نیست. گاهی اوقات هم باید پای دردودل دورکارهای‌تان بنشینید یا با آن‌ها گپ بزنید تا ارتباط ربات‌گونه جای خودش را به ارتباطات انسانی بدهد.
همه‌ی این‌ها را با هم محقق کردن چطور ممکن است؟ در ادامه ترفندهایی را که به تجربه در طول مدت کاری‌ام به دست آوردم برای‌تان توضیح می‌دهم و امیدوارم برای‌تان کاربردی باشد.
1. هنر انتخاب
می‌خواهم کمی به عقب‌تر از کار کردن با نیروی شناخته‌شده‌ی شرکت بروم. گاهی اوقات برای پروژه‌های‌تان نیاز به نیروی پاره وقت و دورکار دارید. از آن‌جا که ید طولایی در استخدام دورکارها دارم، اجازه دهید چند نکته را تحت عنوان «هنر انتخاب» برای‌تان توضیح دهم:
از رزومه خیلی چیزها می‌شود فهمید! اگرچه این مَثَل زیادی مستعمل شده، اما باور بفرمایید از کوزه همان برون تراود که در اوست. هر رزومه مانند آیینه‌ای‌ست که مشخصات فرد مذکور را برای‌تان بازگو می‌کند. اگرچه در ایران هنوز ضعف‌های بزرگی در زمینه‌ی رزومه‌نویسی داریم، اما باز هم می‌توان چیزهایی را از روی رزومه فهمید. برای مثال طرز نگارش، املای کلمات، ظاهر رزومه، راه‌های ارتباطی شفاف، سابقه کار، نمونه کار و مرتبط بودن درخواست ارسالی با عنوان شغلی درخواست شده از سمت شما.
همه‌ی این‌ها می‌تواند نشان دهد که فرد مورد نظر شما چه توانایی‌هایی دارد و آیا فرد درستی را برای همکاری انتخاب می‌کنید یا خیر. البته که بعد از رزومه، حرف زدن با نیروی مورد نظر نقش بسیار موثری در کامل شدن اطلاعات شما خواهد داشت، اما در همین مرحله هم باید هنر گفت‌وگو بلد باشید و بتوانید انتظارات متقابل را شرح دهید و پذیرای توقعات هم باشید.
اگرچه حتی اگر به درست پاس شدن این مرحله مطمئن باشید، باز هم موارد ناخواسته‌ای ممکن است سد راه شما شوند، اما باز هم از اهمیت درست برداشته شدن این گام بزرگ کم نمی‌کند.
2. تهیه‌ی مهمات
حالا که از خانِ انتخاب فرد شایسته گذشتیم، وقت برنامه‌ریزی‌ست. در هر سِمَتی فعالیت می‌کنید، برای پیشبرد کارهای‌تان حتما به یک ابزار مدیریت گروهی نیاز پیدا خواهید کرد. برای برنامه‌ریزی‌های بنیادی، تعریف تسک‌ها و تقسیم‌بندی آن‌ها توصیه می‌کنم از برنامه‌هایی مانند اکسل یا همتای آنلاینش گوگل شیت استفاده کنید.
گوگل شیت این امکان را به شما می‌دهد تا بتوانید با افرادی که مایل هستید شیت را به صورت آنلاین به اشتراک بگذارید و همزمان از هر تغییری که در شیت ایجاد می‌شود آگاه شوید.
ما در منتوریکس از گوگل شیت بهره‌های زیادی می‌بریم، از ایده‌پردازی گرفته تا برنامه‌ریزی‌های کوتاه مدت و بلند مدت و مشخص کردن وظایف هر شخص. حتی گزارش کار هر یک از اعضای تیم را در یک فایل گوگل شیت جمع‌آوری می‌کنیم و در لحظه از فعالیت هر یک از اعضای گروه مطلع هستیم.
استفاده از این ابزار برنامه‌ریزی کمک می‌کند دیدی جامع به فرایند پیش رو داشته باشید و به‌راحتی بتوانید کارهای موردنظرتان را فالو آپ کنید.
3. دست‌های پر توان مدیریت گروهی
ابزارهای پرتوان زیادی وجود دارند که می‌توانند فرایند تعامل با دورکارها را آسان کنند. یکی از محبوب‌ترین‌هاشان که محیط کاربری بسیار ساده و کاربرپسندی هم دارد و در مقدمه‌ی این مطلب هم اشاره‌ی کوچکی به کارت‌های رنگارنگش کردم، ترلوی عزیز است.
پس از برنامه‌ریزی‌های کلی، شما نیاز دارید به صورت جزیی‌تر هم تسک‌ها را مدیریت کنید. برای این کار ترلو بی‌نظیر است. بیایید ببینیم این ترلو چیست و چطور می‌توان از آن استفاده کرد؟
Trello در جرگه‌ی ابزارهای مدیریت گروهی تحت وب به شمار می‌رود که تنها عیبش فیلتر بودنش است. البته خیلی نگران نباشید، چرا که این مشکل با یک اکستنشن کروم به‌راحتی حل می‌شود. علاوه بر وب‌سایت ترلو، می‌توانید اپلیکیشن آن را روی گوشی خود نصب کرده و به‌راحتی به ای ابزار دسترسی پیدا کنید. حالا بیایید برویم سراغ این سوال که چطور از ترلو استفاده کنیم؟
- برای استفاده از این ابزار کافی‌ست وارد سایت یا اپلیکیشن ترلو شوید.
- سپس با ایمیل خود یک اکانت کاربری بسازید.
- حالا وقت آن است برای پروژه‌های‌تان Board مخصوصی طراحی کنید. می‌توانید برای هر Board تیم مخصوصی تعریف کنید و یا آن Board را به حالت Public یا Private دربیاورید.
- در هر Board می‌توانید بی‌نهایت لیست ایجاد کنید. لیست‌ها کمک می‌کنند فرایند کارها منظم‌تر و امکان جست‌وجو راحت‌تر شود.
در هر لیست می‌توانید یک کارت ایجاد کرده و برای آن عنوان بگذارید. فرد مورد نظرتان را روی کارت Add کنید و برایش تاریخ تحویل (ددلاین) مشخص کنید. - در قسمت Description کارت‌ها، هر توضیحاتی که نیاز است را برای فرد مورد نظرتان بنویسید و او را منشن کنید (این را یادم رفت بگویم که همان ابتدای کار می‌توانید فرد مورد نظرتان را با وارد کردن ایمیلی که با آن اکانت ترلو ساخته به Board دعوت (Invite) کنید).
- در قسمت Due Date می‌توانید یک Reminder هم تعریف کنید، که به فرد ممبر شده در یک بازه‌ی زمانی مشخص (از چند روز تا چند ساعت قبل از تمام شدن ددلاین) نوتیفیکیشنی جهت یادآوری داده شود. این قابلیت ددلاین گذاشتن برای پروژه‌ها تا حد زیادی می‌تواند جلوی اهمال کاری دورکاها را بگیرید، پدیده‌ای که حتما در این راه با آن مواجه خواهید شد (دورکارهای عزیز، روی اهمال کاری خود کارکنید لطفا).
- برای هر کارت می‌توانید چک لیستی تعریف کنید که فرد مورد نظر با دقت بیشتری تسک خواسته شده را انجام دهد.
برای نظم دادن به کارهای‌تان، توصیه می‌کنم چند لیست با نام‌های “To Do“، “Doing” و “Done” ایجاد کنید و به دورکارهای‌تان آموزش دهید که هر کارت را در هر مرحله از انجام کار در کدام لیست قرار دهند. - شما می‌توانید از قسمت کامنت‌های هر کارت و با منشن کردن فرد موردنظرتان او را مخاطب قرار دهید. منشن کردن هم که دیگر همه بلدیم، مثل تمام شبکه‌های اجتماعی کافی‌ست @ را قبل از نام فرد تایپ کنید تا به همین راحتی منشن بشود.
نمونه‌ای از ترلوی منتوریکس
ترلو امکانات دیگری هم دارد که در مطلب جداگانه‌ای به آن‌ها خواهم پرداخت، اما تا همین جا هم احتمالا متوجه شدید که چه کاربردهایی دارد و چقدر کار شما را منظم‌تر می‌کند.
اگر به استفاده از این نوع ابزارها علاقه‌مند هستید، پیشنهاد می‌کنم مطلب همکارم امیرحسین با عنوان «31 ابزار مدیریت پروژه و و تقسیم وظایف گروهی برای دیجیتال مارکترها» را بخوانید.
4. استفاده از مسنجرها برای تسهیل ارتباط
با وجود ترلو خیلی کمتر پیش می‌آید که به ابزارهای دیگری نیاز پیدا کنید. با این حال، گاهی اوقات نیاز است ارتباط مستقیم‌تری با نیروی خود داشته باشید؛ در این صورت می‌توانید از مسنجرهایی مانند واتس‌اپ بیزینس کمک بگیرید.
واتس‌اپ بیزینس این امکان را دارد که تا دلتان می‌خواهد Lable تعریف کنید و روی هر چت Lable خاص خودش را بزنید. با این روش خیالتان از بابت دسته‌بندی افراد و تسهیل ارتباط راحت‌تر خواهد بود.
همچنین شما می‌توانید با ساختن گروه در واتس‌اپ ارتباط دورکارهای ثابت‌تان را هم تسهیل کنید. برای مثال ما در منتوریکس گروهی داریم که هر روزمان را با صبح به‌خیر به هم شروع می‌کنیم و بعضی هماهنگی‌ها و گاهی گپ‌های دوستانه را آن‌جا انجام می‌دهیم. اگر دورکارهای ثابت دارید این روش به بالا نگه داشتن انگیزه کمک زیادی خواهد کرد.
5. هنر گزارش‌گیری
ما در منتوریکس یک رسمِ خوشایند داریم که میزان بهره‌وری را تا حد زیادی بالا می‌برد. این رسم چیزی نیست جز پر کردن شیت گزارش کار در پایان هر روز. ما در این گزارش کلی‌گویی نمی‌کنیم، بلکه به‌صورت دقیق می‌گوییم در روز چند دقیقه برای انجام چه کاری صرف کردیم.
با نوشتن این نوع گزارش، تمام نیروها خود را ملزم به انجام کار مفید در روز می‌دانند و از طرفی پیگیری و نظارت بر کارها برای مدیران هم بسیار راحت‌تر می‌شود. مزیت دیگر این کار، داشتن پایگاه اطلاعاتی خوبی از آنچه در شرکت می‌گذرد و بهینه سازی نرخ تبدیل فرایندهای داخلی از دل همین گزارش‌هاست. فرم گزارش را به‌راحتی می‌توانید در گوگل شیت ایجاد کنید و بعد هم با گرفتن Pivot tableهای مختلف، تحلیل‌های ارزشمندی از روند کار سازمان‌تان داشته باشید. گزارش گیری در ارائه خدمات سئو سایت توسط منتوریکس، از اصول و چهار چوب های آژانس ما می باشد.
ایستگاه آخر
درست است که دورکاری مزایای فراوانی دارد، اما آنقدرها هم که تصور می‌شود فرایند ساده‌ای نیست، به‌خصوص اگر در این زمینه آموزش کافی ندیده باشیم. از طرفی کار کردن با دورکارها و داشتن مسئولیت آن‌ها هم کار ساده‌ای نیست، چرا که شما همزمان باید حواس‌تان به چند پروژه و چند آدم متفاوت باشد. در این راه هم تجربه به کمکتان خواهد آمد و هم ابزارهای قدرتمند. در این مطلب سعی کردم شما را با فوت‌وفن مدیریت دورکارها آشنا کنم. اگر سوالی در این زمینه دارید یا نکته‌ای برای‌تان مبهم مانده، حتما برایم کامنت بگذارید تا با هم گپ بزنیم.
اگر این مطلب را دوست داشتید، پیشنهاد می‌کنم مطلب «چطور مثل گوگل هدف گذاری کنیم؟» به قلم همکار خوبم شیما را هم مطالعه کنید. راستی اگر برای کسب‌وکارتان نیاز به مشاوره دیجیتال مارکتینگ و تبلیغات در گوگل دارید، کافی‌ست فرم مشاوره را پر کنید تا در اسرع وقت با شما تماس بگیریم.