آموزش کار با گوگل شیت؛، فرزند خلف گوگل کبیر

0 تا 100 کار کردن با گوگل شیت

نیلوفر طالبی
نیلوفر طالبی
13:23، 1400/07/01
0 تا 100 کار کردن با گوگل شیت
1 رای    میانگین 5/5
لطفا شما هم امتیاز بدهید!
آموزش کار با گوگل شیت؛، فرزند خلف گوگل کبیر

0 تا 100 کار کردن با گوگل شیت


این روزها دیگر نمی‌توان مثل گذشته کارها را به‌شکل دستی و سنتی پیش برد، همه چیز آن‌قدر سریع و بی‌وقفه رو به جلو حرکت می‌کند که اگر با این پیشرفت‌ها هم سرعت نشویم خیلی زود قافله را به رقبای خود خواهیم باخت! باید باور کنیم که دوران کاغذبازی به سر آمده و و سعی کنیم هر چه زودتر خود را به روز کنیم. یکی از مهم‌ترین این به روز رسانی‌ها، خصوصا در زمینه‌ی کسب‌وکار، آموزش استفاده از گوگل شیت است. این‌که بدانیم گوگل شیت چیست؟ تفاوت گوگل شیت و اکسل در چیست؟ و بسیاری سوال‌های دیگر که جواب‌شان را در ادامه خواهیم یافت.
گوگل شیت یکی از فرزندان گوگل بزرگ، در واقع یک صفحه گسترده یا Spreadsheet است. اگر کمی صبور باشید و دستتان به سمت ضربدر قرمز نرود، قول می‌دهیم تمامی این مفاهیم را به ساده‌ترین شکل ممکن برای‌تان توضیح دهیم. با منتوریکس همراه باشید.


گوگل شیت چیست؟

Spreadsheet گوگل شیت، نرم‌افزاری آنلاین به شکل جدول است که داده‌های شما را گرفته و آنالیز می‌کنند. برای مثال تصور کنید دکتر برای شما آزمایش خون تجویز کرده است، شما به آزمایشگاه می‌روید و خون می‌دهید؛ حالا این وظیفه‌ی متخصص آزمایشگاه است که میزان قند و چربی و سایر فاکتورهای خون شما را آنالیز کرده، در قالب جواب آزمایش به شما تحویل دهد. کار گوگل شیت نیز دقیقا مشابه کار متخصص آزمایشگاه است.
گوگل شیت عملکرد مشابهی با نرم‌افزارهای هم‌گروه خود مثل اکسل دارد، اما تفاوت بزرگ اینجاست که در حالت آنلاین هم می‌توانید از آن استفاده کنید و همین ویژگی باعث شده تا ابزارهای بیشتر و بهتری در خدمت شما باشند. تعدادی از این ویژگی‌ها را با هم مرور می‌کنیم:

  • این نرم‌افزار بر پایه‌ی وب بنا شده و این یعنی، از این بعد فایل‌های شما در خانه جا نخواهند ماند، چون همه‌جا با شما هستند
  • این نرم‌افزار بر روی هر نوع دستگاهی از آی او اس تا اندروید قابل نصب و استفاده است
  •  گوگل شیت رایگان است و با نرم‌افزارهای خواهر و برادر خود مثل گوگل اسلایدز و گوگل درایو روابط حسنه‌ای دارد؛ پس می‌توانید فایل، داده‌ها و اسناد خود را بین این نرم‌افزارها به اشتراک بگذارید.
  •  عملکرد این نرم‌افزار کاملا مشابه نرم‌افزارهای هم‌خانواده خود است. اگر بلد باشید چگونه با اکسل کار کنید حتما کار کردن با گوگل شیت هم برای‌تان آسان خواهد بود
  •  گوگل شیت آنلاین است پس به شما این امکان را می‌دهد تا تمام داده‌هایتان را جمع کرده و تقریبا هر کاری که اراده کردید انجام دهید؛ حتی اگراین برنامه باز نباشد
  •  شما می‌توانید نسخه‌ی اصلی را بارگیری کرده و باتوجه به نیازهایتان تغییراتی در آن به‌وجود بیاورید

اگر یک کارکشته‌ی استفاده از اکسل هستید اما دنبال راه‌های بهتری هم، برای کار کردن می‌گردید در این مقاله همراه تیم منتوریکس باشید، ما از اطلاعات پایه‌ای شروع کرده، تا نحوه‌ی استفاده‌ی پیشرفته گوگل شیت و خلق صفحه‌ی شخصی پیش می‌رویم.

آماده شروع می‌شویم

بهترین راه یادگیری کار کردن با نرم‌افزاری مانند گوگل شیت، شیرجه‌ی مستقیم در آن است.
در این بخش با هم یاد می‌گیریم:

  • یک صفحه‌ی گسترده بسازیم و داده‌هایمان را در آن قرار دهیم
  • داده‌ها را برای نمایش بهتر، فرمت کنیم
  • با روش‌هایی داده‌ها را اضافه یا فیلتر کرده و میانگین بگیریم
  • داده‌هایمان را به اشتراک گذاشته، محافظت کرده و یا جابه‌جا کنیم

اصطلاحات رایج در شیت

سلول یا Cell: یک واحد داده یا خانه در صفحه‌ی گسترده
ستون یا Column: مجموعه‌ای عمودی از سلول‌ها
ردیف یا Row: مجموعه‌ای افقی از سلول‌ها
گستره یا Range: یک قسمت از سلول‌های انتخابی که در یک ستون یا ردیف گسترده شده‌اند
عملکرد یا Function: یک عمل غیرقابل انتقال از نرم‌افزار گوگل شیت، که می‌تواند برای محاسبه‌ی سلول، ستون یا گستره‌ی ارزش‌ها و دستکاری داده‌ها و غیره استفاده ‌شود
فرمول یا Formula: ترکیب عملکردها، سلول‌ها، ردیف‌ها، ستون‌ها و گستره‌ها که برای به‌دست آوردن یک نتیجه‌ی خاص استفاده می‌شود
برگه‌ی کار یا Worksheet: مجموعه‌های نام‌گذاری شده از سطرها و ستون‎‌ها که صفحات گسترده شیت را تشکیل می‌دهند. یک صفحه‌ی گسترده مجموعه‌ای از برگه‌های کار یا شیت‌ها است
صفحه‌ی گسترده یا Spreadsheet: کل اسناد شما که حاوی همه‌ی برگه‌های کار است

حال با دانشی که تا این‌جا به دست آوردیم به دنیای گوگل شیت شیرجه می‌زنیم.

یک شیت خلق کرده و آن‌ را با داده پر کنید

همه‌ی چیزی که اکنون نیاز دارید یک صفحه‌ی مرورگر و یک اکانت گوگل است، صفحه‌ی را باز کنید تا شروع کنیم:

  1.  روی دکمه‌ی قرمز رنگ New بر روی Google Drive Dashboard کلیک کرده و Google Sheets را انتخاب کنید
  2.  منوی Spreadsheet را باز کرده به ترتیب به New Spreadsheet< File پیش بروید
  3.  روی Blank کلیک کرده یا یک Temple در صفحه‌ی اصلی انتخاب کنید

ساخت یک شیت جدید

هم‌اکنون شما یک Spreadsheet خالی ایجاد کردید، صفحه‌ی Google Sheets Interface احتمالا شما را به یاد صفحات گسترده‌ای که قبلا با آن‌ها کار کرده‌اید می‌اندازد، تب‌ها و آیکون‌های مشابه برای برگه‌های اضافه. تنها تفاوت این است که اینجا شلوغی و عناصر کمتری می‌بینید. اولین کاری که باید انجام دهید چیست؟ کمی داده در صفحه بریزید تا دست خالی شروع نکنیم!

آموزش کار با گوگل شیت

اضافه کردن داده به Spreadsheet

به بخش شطرنجی سفید و خاکستری‌ای که بیشتر صفحه‌ی شما را اشغال کرده نگاه کنید، حدس می‌زنم اولین چیزی که توجه شما را جلب کرده، زمینه‌ی آبی رنگ اطراف سلول‌ها باشد.
به محض اینکه یک صفحه‌ی گسترده‌ی جدید را باز کنید، تنها با شروع کردن به نوشتن، سلول‌ها با داده‌های شما پر خواهند شد. معمولا از بالا-چپ برای زبان انگلیسی و بالا-راست برای زبان فارسی.
برای افزودن اطلاعات به سلول‌ها نیازی به دوبار 2 بار کلیک کردن ندارید، هر سلولی را که دوست داشتید انتخاب کنید و هر چه می‌خواهید بنویسید.

  1. دکمه‌ی Enter را بزنید تا داده‌ی شما ذخیره شود سپس به ابتدای ردیف بعدی بروید
  2.  برای ذخیره‌ی داده‌ها و حرکت به سمت راست در همان ردیف دکمه‌ی Tab را فشار دهید
  3.  از کلیدهای تعیین جهت روی کیبورد خود (بالا، پایین، چپ و راست) استفاده کرده تا به اندازه‌ی یک سلول در آن جهت جا‌به‌جا شوید
     برای رفتن به یک سلول دورتر، روی همان سلول کلیک کنید

اگر قصد ندارید همه داده‌ها را خودتان نوشته و وارد کنید، با روش‌های متفاوتی قادر خواهید بود تا آن‌ها را به شکل جمعی وارد کنید:

  1.  لیستی از یک متن یا اعداد را داخل صفحه‌ی خود کپی و جای‌گذاری یا Paste کنید
  2.  یک جدول HTML از یک وبسایت را کپی و جای‌گذاری کنید
  3.  یک Spreadsheet به‌شکل csv, xls, xlsx و فرمت‌های دیگر وارد کنید
  4.  با کلیک و کشیدن یا Drag هر مقداری را که می‌خواهید داخل یک سلول کپی کنید

کپی و پیست را که همه‌‌ی ما بلد هستیم، اما گاهی اوقات شما قصد دارید مجموعه‌ای از داده‌های Spreadsheet را از یک وبسایت یا فایل پی دی اف کپی کرده و داخل یک سلول Paste کنید یا همه چیز را به شکل اولیه فرمت کنید. سعی کنید به‌دنبال داده‌هایی باشید که در جدول HTML هستند تا از جای‌گذاری اشتباه داده‌ها جلوگیری کنید.
اگر نتیجه آن چیزی که می‌خواستید نشد و با داده‌های به‌هم ریخته روبه‌رو شدید اصلا نگران نشوید، در قسمت بعدی باهم مشکل را حل می‌کنیم!

آموزش کار با گوگل شیت

وارد کردن یک فایل هم، به‌نظر بسیار ساده می‌آید، شما می‌توانید مستقیما یک فایل را به صفحه‌ی گسترده خود اضافه کنید یا یک صفحه‌ی جدید بسازید.
رایج‌‌ترین فایل‌ها برای وارد کردن یا Import، فایل‎‌های CSV (comma separated values) یا فایل‌های XLS و XLSX (فایل‌های اکسل مایکروسافت) هستند. برای وارد کردن یک فایل، خارج از گوگل درایو باید این مسیر را پیش بروید:
Upload > Import > File

آموزش کار با گوگل شیت


بهتر است هربار، داده‌ها را در یک شیت جدید وارد کنید تا داده‌های قبلی و جدید شما جداسازی شوند.

کشیدن و کپی کردن محتویات یک خانه یا سلول، مورد دیگری‌ست که نیاز به توضیح دارد، زیرا هنگام شروع به‌کار با گوگل شیت، بسیار از آن استفاده خواهید کرد.

آموزش کار با گوگل شیت


با کشیدن یک نقطه‌ی کوچک آبی در گوشه‌ی سمت راست هر خانه در قسمت پایین (مطابق تصویر زیر) شما می‌توانید عملکردهای متفاوتی انجام دهید:

  1.  اطلاعات و داده‌های یک خانه را به سایر خانه‌های هم‌سایه کپی کرده و انتقال دهید.
  2.  فرمول یک خانه را به خانه‌های هم‌سایه کپی کرده و انتقال دهید. (این روش پیشرفته استفاده از گوگل شیت است که با جزئیات به شما آموزش خواهیم داد.)
  3.  یک لیست مرتب از داده‌های متنی درست کنید.

در این قسمت می‌آموزیم چگونه یک لیست مرتب‌شده بسازیم:
سعی کنید یک داده‌ی متنی به خانه‌ی A1 اضافه کنید، حالا روی نقطه‌ی آبی گوشه‌ی سمت راست کلیک کرده و آن‌را به گوشه‌ی سمت راست پایین در راستای هر شماره‌ای که انتخاب کرده اید، بکشید.

آموزش کار با گوگل شیت

حال فرض می‌کنیم که شما همه‌ی داده‌ها را به‌خوبی کپی، جای‌گذاری، وارد یا تایپ کرده‌اید و همه چیز درست به‌نظر می‌رسد؛ خوب حالا چه‌طور از این داده‌ها استفاده کنیم؟

قالب‌بندی داده‌ها برای مشاهده‌ی آسان‌تر

فرقی نمی‌کند که هزینه‌های خود را ثبت می‌کنید، پیگیر نمرات دانش‌آموزان هستید یا مشتریان خود را در یک CRM خانگی زیر نظر دارید؛ در هر صورت شما نیاز دارید اطلاعات خود را دستکاری و قالب‌بندی کنید.

آموزش کار با گوگل شیت


اگر به قسمت بالای اولین خانه در گوگل شیت خود نگاهی بی‌اندازید، ساده‌ترین گزینه‌های قالب‌بندی را خواهید دید. (مطابق تصویر زیر)
یادتان باشد هر زمان که کاربرد آن‌ها را فراموش کردید، تنها با نگه‌داشتن موس بر روی آیکون مورد نظر توضیحات آن‌را بخوانید.
خوب، بهترین راه برای این‌که به شما آموزش دهیم هر چیزی چگونه کار می‌کند این است که به یک مثال شیرجه بزنیم!
تصور کنید قصد داریم سریعا یک لیست از گزینه‌های احتمالی صبحانه‌‌ی فردا و به‌طور جزئی‌تر از مواد اولیه، مقدار و قیمت‌شان و هم‌چنین لینک ویدئوهای آموزشی یوتیوب آماده کنیم.

آموزش کار با گوگل شیت


این برنامه آن‌قدر کاربردی‌ست که به آسانی می‌توانید اطلاعات خود را ردیابی کنید.
در اولین قدم، ردیف اول را Freeze یا ثابت می کنیم. با این کار، در صورتی که به سمت پایین صفحه اسکرول کنیم؛ ردیف اول هم‌چنان قابل مشاهده خواهد بود.
2 راه برای ثابت نگه‌داشتن ردیف اول وجود دارد:

  1. در قسمت بالای صفحه مسیر روبه‌رو را پیش بروید:
    VIEW > FREEZE > 1 ROW
  2. موس را در قسمت خاکستری تیره رنگ، بالا سمت چپ مطابق تصویر نگه دارید و آن‌را بین ردیف 1 و 2 بکشید. حالا متن بالای صفحه یا header با قالب ساده ظاهر خواهد شد. به‌خاطر داشته باشید ابزارهای قالب‌بندی متن در قسمت toolbar بالای اولین ردیف قرار دارند.

آموزش کار با گوگل شیت

  • سلول‌هایی را که می‌خواهید قالب بندی کنید بکشید dragging
  • متن را برجسته کنید
  • سایز فونت را به 12pt افزایش دهید
  • تمام ردیف را در مرکز، تراز کنید
  • به سلول‌ها رنگ خاکستری بدهید

آموزش کار با گوگل شیت

در این مثال، انجام قدم بعدی برای خلوت کردن صفحه این است که میانگین قیمت/خدمات را به ارزش دلاری تبدیل کنیم. حالا صفحه‌ی ما این گونه به‌نظر خواهد رسید:

آموزش کار با گوگل شیت

خلوت کردن را با دکمه‌ی Format as $ شروع می‌کنیم، خواهید دید که خانه‌های انتخابی به جای یک عدد معمولی، به مقدار دلاری نمایش داده خواهند شد.

آموزش کار با گوگل شیت


تا اینجا یاد گرفتیم که چطور داده‌ها را وارد و قالب‌بندی کنیم؛ حالا نوبت آن رسیده تا محاسبه‌ی مبالغ، میانگین‌ها و موارد دیگر را شروع کنیم.

افزودن، میانگین گرفتن و فیلتر کردن داده‌ها با فرمول

گوگل شیت مانند بیشتر نرم‌افزارهای صفحات گسترده، دارای تعدادی فرمول‌های داخلی برای انجام کارهای آماری و دست‌کاری داده‌هاست. این فرمول‌ها برای انجام محاسبات قوی‌تر قابلیت ترکیب شدن دارند. اگر به خرد کردن اعداد در اکسل آشنایی داشته باشید بهتر است بدانید که دقیقا همان فرمول‌های مشابه درگوگل شیت کارآیی خواهند داشت.
اکنون باهم بر روی پنج فرمول رایج تمرکز کرده و شروع به یادگیری می‌کنیم.

آموزش کار با گوگل شیت


شما می‌توانید روی یک فرمول کلیک کرده و آن‌را به سلول اضافه کنید یا هر نوع فرمولی را با علامت = در یک سلول دنبال کنید.
پایه ای‌ترین فرمول‌ها در گوگل شیت شامل موارد زیر هستند:

  •  جمع یا SUM مجموعه‌ای از سلول‌ها را جمع می‌کند مانند:
    1+2+3+4+5 = sum of 15
  • میانگین یا AVERAGE میانگین مجموعه‌ای از سلول‌ها را پیدا می‌کند مانند:

1,2,3,4,5 = average of 3

  • مقدار یا COUNT ارزش‌ها را در مجموعه‌ای از سلول‌ها محاسبه می‌کند مانند:
    1، خالی، 3، 4، 5 = 4 سلول با ارزش
  • بیشترین یا MAX بیشترین مقدار را در مجموعه‌ای از سلول‌ها پیدا می‌کند مانند:
    1، 2، 3، 4، 5 = 5 بالاترین است
  • کم‌ترین یا MIN کم‌ترین مقدار را در مجموعه‌ای از سلول‌ها پیدا می‌کند مانند:
    1، 2، 3، 4، 5 = 1 کمترین مقدار است
  • حساب پایه یا Basic Arithmetic شما می‌توانید عملکردهایی مانند جمع، تفریق یا ضرب را بدون نیاز به فرمول، مستقیما در یک سلول انجام دهید.

استفاده از فرمول جمع

مثال صبحانه را که فراموش نکرده‌اید؟ بیاید با اضافه کردن تعداد کل مواد اولیه برای هر دستورغذایی شروع کنیم؛ می‌توانیم از فرمول جمع یا SUM برای اضافه کردن هر مقدار در دستورهای غذا و به‌دست آوردن مقدار کلی استفاده کنیم.

 3 راه برای استفاده از فرمول‌های پایه‌ای وجود دارد:

  1.  یک مجموعه را انتخاب کرده و روی فرمول کلیک کنید (با این کار نتیجه را در زیر یا کنار مجموعه قرار می‌دهید)
  2.  سلول نتیجه یا خانه را انتخاب کنید (سلولی که قصد دارید نتیجه در آن نمایش داده شود)، سپس در toolbar روی فرمول مد نظر خود کلیک کنید. در انتها مجموعه‌ای از سلول‌ها را برای انجام عملیات خود انتخاب کنید.
  3.  فرمول را در خانه یا سلول نتیجه بنویسید (این علامت = را فراموش نکنید). سپس به‌شکل دستی یک مجموعه را انتخاب کنید.

آموزش کار با گوگل شیت

بعد از این‌که انتخاب سلول‌هایی که قصد دارید به‌هم اضافه کنید را تمام کردید، دکمه‌ی Enter را فشار دهید.
در مثالی که زدیم، هم‌زمان با شروع تایپ کردن یک قسمت، راهنمای خاکستری ظاهر می‌شود. وقتی که فرمولی را برای اولین بار ایجاد می‌کنید، متوجه یک هایلایت آبی و یک علامت سوال در کنار سلول خواهید شد.
می‌توانید روی علامت سوال کلیک کنید تا زمینه‌ی راهنما برای فرمول‌ها را روشن یا خاموش کنید. این نکته‌ها به شما خواهند گفت کدام نوع اطلاعات برای کدام فرمول‌ها قابل استفاده هستند، در نتیجه ایجاد فرمول جدید برای شما آسان‌تر خواهد بود.
تا اینجا توانستیم باهم یک فرمول برای جمع‌آوری مواد اولیه صبحانه ایجاد کنیم، حال بیایید مطمئن شویم که این فرمول روی همه خانه‌های آن ردیف کاربرد دارد. ابتدا خانه‌ی فرمول را انتخاب کرده و بعد نقطه‌ی آبی را روی خانه‌های دیگر می‌کشیم تا فرمول مورد نظرمان در تمام آن‌ها کپی شود.

آموزش کار با گوگل شیت

 

متوجه خواهید شد که وقتی یک فرمول را در سلول همسایه‌ی آن کپی می‌کنید، این کار مجموعه فرمول جدید را تغییر می‌دهد،. مثلا در ستون تخم مرغ‌های هم‌زده SUM(B2:B8) بوده، اما در ستون نان تست فرانسوی SUM(B2:B8) بود.

استفاده از فرمول مقدار

حالا می‌دانیم برای هر دستور غذایی چند بخش نیاز داریم، اما قصد داریم بدانیم آماده کردن هر کدام از آن‌ها چقدر پیچیدگی دارد. فرض بگیریم استفاده از مواد اولیه‌ی کمتر به معنای پیچیدگی کمتر است.
برای اندازه‌گیری مقدار مواد اولیه در هر دستور غذایی، ما از فرمول مقدار استفاده خواهیم کرد.
فرمول مقدار یا Count formula وظیفه‌ دارد مجموعه سلول‌ها را از نظر خالی بودن یا نبودن بررسی کرده و سلول‌های پر شده را برگرداند. این فرمول همانند فرمول جمع، در شیت شما تنظیم می‌شود.

آموزش کار با گوگل شیت

در اینجا ترفندی را معرفی خواهیم کرد که در قسمت قبلی از آن صحبت نکردیم، مجموعه‌ی سلولی‌ای که قصد بررسی و شمارش آن‌ را دارید در گوشه‌ی سمت راست صفحه‌ی خود هایلایت کنید. اگر یک لیست خالص از اعداد را هایلایت کردید، شیت‌ها به‌طور خودکار آن‌ها را جمع کرده و نتیجه را به شما نشان خواهند داد. اگر یک مجموعه ترکیب شده از اعداد و متن را هایلایت کرده باشید، مقدار را برای شما محاسبه خواهد کرد.
با کلیک کردن بر روی دکمه SUM در سمت راست پایین و انتخاب فرمول پیش فرض از منوی Pop-out، شما می‌توانید هر یک از پنج عمل اصلی با اعداد را انجام دهید.

آموزش کار با گوگل شیت


بر طبق اطلاعاتی که هم اکنون در شیت خود داریم شاید به‌نظر می‌رسد که غلات یا Cereal ساده‌ترین صبحانه است اما آیا شما تصور می‌کنید که ساده‌ترین صبحانه، باارزش‌ترین هم هست؟

استفاده از فرمول میانگین

هم‌چنان با مثال صبحانه ادامه می‌دهیم، فرض کنیم بیشترین و کم‌ترین نرخ مواد اولیه‌ی موجود در لیست را به گزینه‌های صبحانه اضافه کردیم. حالا می‌خواهیم با توجه به نرخ‌های بالا و پایین، یک قیمت میانگین برای هر ماده‌ی اولیه به دست آوریم، سپس میانگین قیمت به دست آمده را ضربدر تعداد واحدها در هر دستور غذایی ‌کنیم.
با هایلایت کردن مجموعه‌ی ارزش‌ها یا مقادیر و انتخاب فرمول میانگین در Toolbar شروع می‌کنیم.
با این‌ کار نتیجه‌ی مورد نظر در ستون سمت راست بیشترین قیمت قرار می‌گیرد. سپس فرمول را به سمت پایین کشیده تا بر سایر ترکیب‌ قیمت‌های بیشتر و کمتر لحاظ شود.
ستون خود را میانگین قیمت واحد نام‌گذاری می‌کنیم تا بدانیم به‌دنبال چه چیزی هستیم. حالا بیایید به محاسبه هزینه‌ی صبحانه با استفاده از حساب پایه برویم.

استفاده از فرمول‌های ساده‌ی حساب

با ضرب کردن میانگین قیمت هر ماده‌ی اولیه در تعداد واحد آن در دستور غذا، قیمت صبحانه را محاسبه خواهیم کرد. برای انجام این کار به شکل دستی، فرمول را در ردیف Avg Price وارد می‌کنیم.
فرمول حساب پایه‌ای ما برای ستون تخم مرغ‌های هم‌زده چیزی شبیه به این خواهد بود:
=$I2*B2+$I3*B3+$I4*B4+$I5*B5+$I6*B6+$I7*B7+$I8*B8
نماد $ قبل از ستون قیمت‌های میانگین به شیت‌ها می‌گوید که تفاوتی ندارد ما فرمول را در کجای صفحه‌ی گسترده گذاشتیم، قصد داریم همیشه به این ستون ارجاع دهیم. با این روش اگر ما فرمول را در سایر دستورهای غذایی کپی کنیم، همیشه ستون قیمت واحد استفاده خواهد شد.

آموزش کار با گوگل شیت


اگر قصد ندارید مقادیر را به شکل دستی وارد کنید، راه‌های دیگری نیز وجود خواهند داشت: شما می‌توانید محاسبه‌ی قیمت را به‌ وسیله‌ی فرمول پیشرفته انجام دهید.
=SUM(ARRAYFORMULA(B2:B8*$I2:$I8))

فرمول‌های بسیاری در شیت‌ها وجود دارند که کارهای پیچیده‌ای برای شما انجام می‌دهند، بسیاری از آن‌ها را در بخش بعدی بررسی خواهیم کرد.
حال بیایید برای به اشتراک گذاشتن صفحه‌ی خود آماده شده و همکاران‌مان را به مشاهده، ویرایش و استفاده از داده‌ها دعوت کنیم.

داده‌های خود را به اشتراک گذاشته، محافظت و جا‌به‌جا کنید

وقتی با گوگل شیت کار کنید، احساس جالبی را تجربه خواهید کرد: هم‌گام و هم‌راستا بودن با همکاران‌تان!
یکی از عملکردهای بسیار مهم صفحات گسترده، ویرایش مشترک شیت‌هاست که گوگل آن را به تجربه‌‌ای بی‌نقص تبدیل کرده است.
نحوه‌ی کار به این صورت است:

  1.  روی File > Share کلیک کرده یا دکمه‌ی آبی رنگ Share در قسمت بالا سمت راست را فشار دهید
  2.  روی Advanced کلیک کرده، سپس ایمیل افرادی که قرار است این صفحه را دیده و ویرایش کنند اضافه کنید
  3.  سایر گزینه‌های حریم خصوصی را انتخاب کرده و در آخر Done را فشار دهید

آموزش کار با گوگل شیت


وقتی صفحه‌ی اشتراک‌گذاری Advanced را باز می‌کنید، چند گزینه خواهید دید:

آموزش کار با گوگل شیت

وقتی روی دکمه‌ی Share کلیک می‌کنید، به‌شکل پیش‌فرض لینک Spreadsheet به کلیپ‌بورد کپی خواهد شد. وقتی شما این لینک را از طریق مسنجر یا ایمیل با شخصی به اشتراک می‌گذارید، در صورتی که او روی لینک کلیک کند وارد Spreadsheet خواهد شد.
اگرچه آن شخص را از طریق ایمیل به شیت دعوت کرده و گزینه‌ی Can Edit را نیز انتخاب کرده باشید، او برای انجام دادن ویرایش هم‌چنان نیازمند است تا برای ویرایش به شما درخواست بدهد.
اگر قصد دارید به فردی در شرکت یا سازمان خود اجازه‌ی دسترسی بدهید، روی دکمه‌ی Change در قسمت Who has access کلیک کرده و نام سازمان خود را انتتخاب کنید.

آموزش کار با گوگل شیت

هر شخص در صورت داشتن آدرس ایمیل و حساب کاربری گوگل برای سازمان شما، در قسمت In Your Organization خواهد بود. فرض کنید نام سازمان ما michaelgrubbs است،هرکسی‌ که آدرس ایمیل او به شکل @michaelgrubbs.com باشد در صورت وارد شدن به حساب کاربری خود می‌تواند وارد Spreadsheet شود.

شیت را بین دستگاه‌ها و نرم‌افزارهای خود به اشتراک بگذارید

با وجود این‌که گوگل شیت و گوگل درایو برای اشتراک‌گذاری بین کاربران ساخته شده‌اند؛ هنگام کار کردن با این برنامه‌ها، متوجه این قضیه مورد خواهید شد که در اکثر مواقع  شیت به عنوان اسناد داخلی ایجاد شده و اشتراک‌گذاری و در واقع انجام کارها در درجه‌ی دوم اهمیت قرار دارد.
با استفاده از این افزونه‌های مفید شما می‌توانید گردش کار در صفحات گسترده شیت را ساده‌تر کنید:

  1.  نرم‌افزارهای موبایلی گوگل Docs. برای مشاهده و ویرایش صفحات گسترده‌ی خود، به اشتراک‌گذاری لینک‌ها و افزودن کاربران می‌توانید از نرم‌افزار گوگل شیت روی موبایل استفاده کنید. این نرم‌افزار یک همراه قدرتمند برای کمک به شما خواهد بود.
  2.  گوگل درایو با صفحه‌ی دسکتاپ شما همگام یا Sync می‌شود. گوگل درایو به شما این امکان را می‌دهد تا به آسانی از محیط دسکتاپ خود، فایل‌ها را روی درایو آنلاین بارگذاری کنید. با این کار همکاران شما نیز به فایل‌ها دسترسی خواهند داشت.
  3.  یک ابزار سوم مانند Zapier. شما می‌توانید از Zapier برای اضافه کردن داده‌ها به شکل خودکار به صفحات گسترده شیت خود، ارسال فایل به اکانت گوگل درایو، هشدار تغییر در شیت‌ها و دیگر موارد استفاده کنید.

تصور کنید که می‌خواهیم به همکارانمان اجازه دهیم تا با شیت ما تعامل داشته و صبحانه‌ی آن‌ها را ثبت کنیم. بدون ابزارهای اتوماسیون مانند Zapier کار دشواری پیش رو خواهیم داشت.

آموزش کار با گوگل شیت

بارگیری داده‌ها

گاهی نیاز دارید یک فایل را برای همکاران خارجی خود بفرستید، یک فایل را در سیستم دیگری آپلود کنید یا از نسخه‌ی پشتیبان بک‌آپ داشته باشید؛ گوگل شیت گزینه‌های مختلفی برای فرستادن فایل‌ها به خارج در اختیارتان گذاشته است.
رایج‌ترین فرم فایل‌های خروجی xls یا csv هستند. اگر مطمئن نیستید از کدام فرمت استفاده کنید معمولا csv بهترین گزینه برای انتخاب است.

آموزش کار با گوگل شیت

از شیت‌های خود در حالت آفلاین استفاده کنید

اگر تا اینجا به کار کردن با گوگل شیت علاقه‌مند شده‌ اید، اما این نگرانی را دارید که حتما برای استفاده از آن باید آنلاین باشید، اصلا نترسید. گوگل شیت دارای حالت Offline Mode است که به‌شکل خودکار تمام تغییرات داده شده در شیت‌ها را بعد از وصل شدن مجدد به اینترنت ثبت می‌کند. پس از این به بعد در سفرهای هوایی یا جاده‌ای با خیال راحت از شیت‌ها استفاده کنید.

آماده‌ی خداحافظی با کاغذهای‌تان هستید؟

خب، حالا که فهمیدیم گوگل شیت چیست و چه کاربردهایی دارد باید دست به کار شویم، بعید نیست تا همین الان هم از رقبای خود عقب افتاده باشیم.
اکانت گوگل خود را ساخته و گوگل درایو را باز کنید، یک شیت جدید ایجاد کنید و تمام! اگر هم مایلید با گوشی خود از این کاغذ هوشمند استفاده کنید، به‌راحتی می‌توانید نرم‌افزار گوگل شیت را دانلود کرده تا شروع کنیم. راستی یادتان نرود قبل از شروع به کار با دسته‌ی کاغذهای خود خداحافظی کنید؛ در این مسیر پر سرعت نمی‌توانید بار اضافه با خود حمل کنید. 

اگر می‌خواهید بیشتر با گوگل شیت دوست شوید، پیشنهاد می‌کنیم مطلب «7 ترفند جذاب برای استفاده از گوگل شیت» را هم بخوانید.

نیلوفر طالبی
نیلوفر طالبی

نیلوفر میکروبیولوژی خونده اما همیشه عاشق تاریخ بوده، یه روزی تصمیم گرفت بره دنبال چیزی که دوستش داره. ترکیب عشق به تاریخ و سفر از نیلوفر یه تورلیدر ساخت، با توریست‌های خارجی کار می‌کنه و ایران رو بهشون نشون می‌ده. نیلوفر عاشق نوشتنه و معتقده نوشتن بهش حس خوبی می‌ده، از 10 سال پیش وبلاگ می‌نوشته و حالا در قسمت تولید محتوا یارِ دوست داشتنی منتوریکس شده.

انتشار مطالب فوق تنها با ذکر مرجع به همراه لینک وب‌سایت منتوریکس مجاز می‌باشد.
لطفا به حقوق هم احترام بگذاریم.

ما نظرات و سوالات شما را با دقت می‌خوانیم و پاسخ می‌دهیم
نظرات تعداد کاراکترهای باقی مانده: 300
انصراف